Projekt ERP-Analyse am Beispiel PE-Trans

Wie im Post zur “Fragebogenerstellung” erwähnt suchten wir fachlichen Rat bei Herrn Mirski und Herrn Kilian um unser Fragebogen Problem zu erläutern und eine Lösung zu finden.

Herr Mirski und Herr Kilian rieten uns die Fragen nach A B C zu gliedern und so zu priorisieren. Dies setzen wir dann später auch asap um.

Als weiteren Ratschlag erhielten wir den Vorschlag die Prozesse die es bei PE-Trans gibt in einem Wasserfall Modell darzustellen und dieses mit bestehenden ERP Lösungen zu vergleichen, um festzustellen ob Standardlösungen im Bereich Logistik dieselben Prozesse wie das bisherige System von PE-Trans abbilden bzw.  mehr oder weniger können.

Vorbereitung:

Nachdem die Firma gefunden war war der nächste logische Schritt das Interview mit unserer Kontaktperson vorzubereiten. Nach ein paar Recherchen im Internet legten wir Themenbereiche fest die der Fragebogen enthalten sollte und verteilten die Themenbereiche unter uns auf. Jeder bekam dabei gewisse Themenbereiche zugeteilt zu denen es Fragen auszuarbeiten galt.

Die Themenbereiche:

- Finanzplanung- und steuerung, Buchhaltung
- Factoring
- Berichtswesen
- Planungsmanagement
- Management-Informationssystem
- Qualitätsmanagement
- Projekte
- Disposition
- Ladungsbörsen
- Kapazitätsplanung (Auftragsannahme und Planung der Vorlaufzeit)
- Workflow-Management
- Organisation, Allgemeines
- Firmenstruktur
- Stammdaten
- Multi company
- Vertrieb (gibt es eine eigene Abteilung? Mitarbeiter?)
- Personal
- Zeiterfassung
- Auftragsannahme
- Auftragsfreigabe
- Produktarten
- Produktangebot
- Service (in jeder einzelnen Abteilung, Stammkunden, etc…)

Nachdem die Fragen ausgearbeitet wurden wurden die Themenbereiche neu verteilt sodass jeder Bereich nocheinmal durch eine zweite Person korrigiert oder ergänzt werden konnten.

Fragebogen – Version 1 

Am Ende der Ausarbeitung präsentierte sich uns eine Word Datei mit sechs Seiten. Nach einstimmiger Meinung waren unsere Fragen zwar inhaltlich alle sehr gut und passend jedoch wäre das Zeitaufkommen das wir beim Interview investieren hätten müssen viel zu hoch gewesen.

Fragebogen – Version 2 – Final

Nach einem Beratungstermin mit Herrn Mirski und Herrn Kilian entschloßen wir uns, wie geraten, die Fragen in fünf Kategorien einzuteilen:

- A-Frage – Stellen wir sicher
- B-Frage – Vertiefungsfrage falls nicht schon mit A beantwortet
- C-Frage – Nicht extrem relevant, aber wäre Interessant zu wissen falls sie nicht schon beantwortet wurde
- X-Frage – Wissen wir schon aus anderen Quellen oder ist nicht relevant für das Projekt

Darauf aufbauend stellten wir den Fragebogen erneut aus den A und B-Fragen zusammen. Die C-Fragen würden wir nur für uns ausdrucken und situationsbedingt stellen.

Der daraus resultierende Fragebogen enhielt noch 51 Fragen (2 Seiten) die wir Herrn Peintner ein paar Tage vor dem Interview zuschickten.

Die Einführung von ERP-Software (bzw. die Auswirkungen der vorhergehenden Restrukturierung) führt oft zu Veränderungen von Abteilungen und/oder Geschäftsprozessen sowie zu flacheren Hierarchien.

Wir orientieren uns bei unserem Projekt anhand folgender Prozessdefinition [1]:

1. Analyse der Organisation
2. Reorganisation der Unternehmung inkl. klare Definition der Kernprozesse
3. Formulierung der Anforderungen
4. Evaluation Softwareanbieter
5. Entscheidung

Um die Unternehmung PE-Trans samt aller spezifischen Geschäftsprozesse, Abteilungen, Besonderheiten etc. wirklich kennen zulernen steht in Kürze ein Interviewtermin mit dem Geschäftsführer an. Dazu haben wir einen Fragebogen vorbereitet. Dieser befindet sich derzeit in der „zweiten Überarbeitungsphase“. Wir haben die bekannte 6-3-5 Methode [2] ein wenig abgewandelt, um mögliche Fehlerquellen und Lücken zu identifizieren.

Jeder der Gruppe hat sich Fragen zu bestimmten Bereich überlegt und niedergeschrieben. (Fragenkatalog Version 1) So sind fünf breite Fragenkatalogbereiche entstanden. In einem weiteren Schritt wird jeder einzelne Bereich von jeweils zwei anderen Gruppenmitgliedern „überarbeitet“ und kommentiert. (Version 2)

[1]Vgl. Dalm, Tim / Hans, Tatzl: „Probleme und Chancen von ERP-Software“, Masterarbeit, Sozial- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät, Leopold Franzens Universität Innsbruck, Mai 2000, Innsbruck
[2] http://de.wikipedia.org/wiki/Methode_635, abgerufen am 19.11.2006